Można wymienić co najmniej kilkanaście różnych sposobów na zaaranżowanie miejsc w sali konferencyjnej lub szkoleniowej. Mają one na celu nie tylko zwiększenie pojemności pomieszczenia, ale często też i stworzenie specyficznej atmosfery podczas spotkania.
Przeglądając oferty hoteli i obiektów konferencyjnych można zauważyć, że jedna sala w zależności od ustawienia stołów może pomieścić nawet dwa razy więcej osób. Wszystko zależy od charakteru spotkania – np. układ teatralny to dobre rozwiązanie, gdy zależy nam na dużej ilości wolnych miejsc. W przypadku, gdy spotkanie konferencyjne zakłada dyskusje pomiędzy delegatami, dobrze sprawdzi się układ owalny, gdzie delegaci będą się dobrze nawzajem widzieć i słyszeć. Należy pamiętać, że ten sam układ sali konferencyjnej może mieć różne nazwy. Zawsze więc należy zwracać uwagę na infografiki, które obrazują rozmieszczenie stołów i krzeseł.
Układ sali konferencyjnej powinien być dostosowany do konkretnego wydarzenia, ale trzeba też pamiętać o szczegółach, takich jak dostęp do źródeł prądu, dobra widoczności z każdego miejsca czy przejście do ubikacji lub wyjścia ewakuacyjnego. Warto uważać na podawane wymiary i plany pomieszczeń w przypadku coraz popularniejszych konferencji w zabytkach, pałacach czy posiadłościach prywatnych. Elementy takie jak balkony, schody czy okna w nawach mogą ograniczyć dostępność powierzchni konferencyjnej oraz widoczność.
Polecamy serwis www.e-konferencje.pl, w którym prezentacje sal zawierają zarówno opis i dane dotyczące pojemności, jak i i alternatywne wersje układy każdej sali konferencyjno-szkoleniowej.
